אפוסטיל – במקום בו חותמת נוטריונית לא מספיקה

אתם? זוגות הבוחרים להינשא בטקס אזרחי בחו"ל, צריכים להשיג חותמת אפוסטיל על תעודת הנישואים וכן על מסמכים ציבוריים נוספים, אחרת הנישואים לא יוכרו כחוקיים על ידי המדינה!

רק מי שהתבקש להמציא מסמכים ציבוריים מחוץ לארץ זכה להכיר מקרוב את המונח 'אפוסטיל'. בעוד שרוב הציבור יודע מיהו הנויטרון ונתקל בו לא פעם במהלך חייו, לא כך המצב לגבי האפוסטיל, ולעתים לא ברור מהו ההבדל בין שני התפקידים. כדי לעשות סדר בבלבול, החלטנו להציג בפניכם מונחים שחשוב להכיר מעולם אימות המסמכים.

אפוסטיל ונוטריון- מי זה מי

כדי להבין מהו אפוסטיל, חשוב שנבין קודם כל מיהו הנוטריון, שכן מדובר בשני כלים שלובים שחשוב להכיר. תפקידו של נויטריון הוא לאמת, לחתום, לאשר, לתרגם ולהעיד לגבי מסמכים בעלי תוקף משפטי.
אלא שלהבדיל מהאפוסטיל, חתימות נוטריון הן מקומיות בלבד, ולכן אם מדובר במסמך ציבורי, דהיינו מסמך שיש להציג בחו"ל, לא די רק בחותמת זו כדי לקבל את האישור הדרוש מטעם הרשות המקומית הזרה.
בדיוק כאן נכנס לתוקף תפקידו של האפוסטיל, שנועד לאשר את חתימותיו של הנוטריון. חשוב להבהיר כי ישנם שני סוגים של חותמות אפוסטיל, כאשר האחת מאשרת אך ורק את העובדה שמסמך קיבל אישור ולגיטימציה בידי נוטריון מוסמך, והשניה נועדה לאשר את תוכן המסמך. יש להדגיש כי להבדיל מהנוטריון, אין זה תפקידו של האפוסטיל לאשר את כשרותו של מסמך מסויים או להעניק לו תוקף.

תפקיד החתימה היא אך ורק לאמת את זהותו של הנוטריון ולאשר כי הוא אכן נוטריון מוסמך שרשום במאגר של נוטריונים בארץ. בסיום התהליך תתבקשו לשלם 32 ש"ח עבור כל תעודת אפוסטיל שתונפק עבורכם.

חותמת אפוסטיל- מה התהליך?

בשלב הזה אתם בוודאי תוהים, מדוע צריך לעבור בירוקרטיה ארוכה כל כך ולקבל תעודת אפוס טיל לאחר שכבר קיבלנו אישור נוטריוני. ובכן, תעודת אפוסטיל נועדה למעשה לקצר תהליכים, שכן בעבר מי שרצה לקבל אישור עבור מסמך מסוים מטעמה של רשות זרה, היה נדרש להציג את המסמך בעל החותמת הנוטריונית בפני פקיד בית משפט או עובד מדינה, לאחר מכן להציג את המסמך בפני משרד החוץ ורק אז לפנות לרשות המקומית הזרה.

בדיוק לשם כך, נוצרה בשנת 1961 אמנת האג, שביטלה את הצורך בחקיקת מסמכי חוץ ציבוריים. האמנה קבעה באופן ברור: "משרד החוץ, רשם בית משפט שלום או עובד
המדינה, שמונו בידי שר המשפטים לפי סעיף 45 לחוק הנוטריונים, התשל"ו- 1976, יהיו , כל אחד מהם , רשות מוסמכת להוציא בישראל תעודות לפי האמנה". לאמנה זו משתייכות מרבית מדינות אירופה, ארה"ב ואפילו כמה מדינות באמריקה הלטינית, אפריקה וכאמור גם ישראל. במסגרת האמנה, מדינות השייכות לה רשאיות לוותר על הפרוצדורה של קבלת האישור ממשרד החוץ אלא להסתפק בקבלת אישור מאחד הגופים המתוארים בסעיפיה, דהיינו משרד החוץ, רשם בבית משפט או עובד המדינה.

חשוב להדגיש כי חותמת אפוסטיל מקצרת תהליכים רק בתנאי שהמדינות אכן משתייכות לאמנה. ישראלי שיתבקש להציג תעודת נישואין בקנדה לדוגמא, יצטרך לעבור את כל שרשרת הבירוקרטיה הרגילה שאותה הזכרנו קודם לכן.

האם אני זקוק לחותמת אפוסטיל?

ישראלים רבים אשר קיבלו אישור נוטריוני, תוהים האם כעת עליהם להשיג גם חותמת אפוסטיל. כדי לענות על השאלה הזו, עליכם לבדוק האם תתבקשו להציג את המסמך שקיבל אישור נוטריוני בפני רשויות של מדינה זרה.

במידה והמסמך מיועד רק לשימוש פנימי בתוך המדינה, הרי שדי באישור נוטריוני ואין צורך בשרשרת אימותים נוספת. במידה ותצטרכו להציג את התעודה בפני רשויות זרות, תצטרכו לגשת לאחד מבתי המשפט המקומיים במסגרת שעות הפעילות ולבקש קבלת תעודת אפוסטיל.

ישנם למעלה משלושים בתי משפט בכל רחבי הארץ הרשאים להנפיק תעודת אפוסטיל. שעות הפעילות של בתי המשפט הללו הם בימים א'-ה' בין השעות 08:30-12:30 (ובמקרים מסויימים עד 13:30). בכל ביקור קיימת אפשרות להנפיק עד עשר תעודות אפוסטיל, ולכן מי שדרושות לו תעודות נוספות, יתבקש להשאיר את מסמכיו אצל הפקיד המטפל בו.

במידה ודרוש אישור ממדינה זרה למסמך שאתם אוחזים בידיכם, עליכם לברר קודם כל האם היא חברה באמנת אפוסטיל של האג, במידה וכן, התמזל מזלכם ותוכלו לחסוך שרשרת אימותם ארוכה. את רשימת המדינות תוכלו למצוא באתר האינטרנט של משרד החוץ.